Débordés ? Le manque de temps n’est pas le problème

Vous êtes débordés, submergés par les sollicitations de toutes parts : travail, vie de famille, tâches ménagères, surabondance d’informations ? À qui le dites vous ! Mon cerveau n’est jamais au repos. Merci la charge mentale… Vous aussi vous avez une to-do list longue comme le bras pour être sûrs de penser à tout ? Tant de choses à faire et les journées passent si vite. Sous l’eau, pressés, overbookés, vous avez du mal à caser du temps pour vos proches et pour vous dans vos plannings surchargés. Et comme vous ne levez jamais le pied (bah oui, vous n’avez pas le temps !), vous êtes stressés et épuisés, pas vrai ? Comme je vous comprends. J’ai l’impression de constamment devoir tout gérer, planifier, organiser… Bref, l’éternelle course contre la montre (et à la performance). Honnêtement, ça me frustre et me déprime. Heureusement, le “hasard” m’a mise sur la route de Julien Gueniat, auteur du livre 2h Chrono pour mieux m’organiser et du site Organisologie. Cette semaine, il nous livre ses 6 astuces pour mieux s’organiser.

Astuce n°1 : allégez votre sac

J’aime partir en nature. Au début, je portais un sac à dos de 20 kg. C’était l’enfer. Je portais mes peurs. Aujourd’hui, mon sac pèse 10-12 kg. J’avance beaucoup plus vite. Je suis moins fatigué quand je dois monter le camp après une journée de marche. Dans la vie, beaucoup de choses s’améliorent en cessant certains comportements (plutôt qu’en en ajoutant de nouveaux). Par exemple, si vous vous séparez des personnes toxiques, vous aurez plus d’énergie et de la place pour accueillir les gens bienveillants. Si vous cessez de manger du sucre, de fumer, de boire de l’alcool, vous irez moins chez le médecin. Si vous supprimez la voiture, vous aurez plus d’argent, une meilleure santé et moins de stress… Vous réfléchirez à l’optimisation de vos déplacements et apprendrez à demander (la voiture des autres). Si vous jouez aux échecs, supprimer les mauvais coups vous permettra de gagner plus facilement qu’en apprenant les bons coups. Avec votre organisation, c’est pareil. Vous aurez plus de temps en supprimant ce qui est inutile.

Exercice :
Faites une liste de vos tâches journalières (professionnelles, en lien avec votre famille, avec votre projet “passion”…) Pour filtrer vos tâches, utilisez ensuite L’entonnoir de l’Organisologue composé de 3 questions.

Posez-vous ces 3 questions pour chacune des tâches listées :
1. Que se passe-t-il de grave si je mets cette tâche sur pause ?
Si rien de grave ne se passe, mettez cette tâche dans une liste “mes tâches en pause”. Si vous n’êtes pas sûrs, optez pour la mise en pause provisoire. Anecdote : quand j’étais salarié, je devais envoyer un compte-rendu hebdomadaire à ma direction. Temps nécessaire ? 2 à 3 heures. Un jour, j’ai oublié de l’envoyer et personne ne m’a fait de remarque… Je n’ai plus jamais eu à le faire !

2. Si quelque chose de grave se passe en cessant de réaliser la tâche, demandez-vous s’il s’agit d’une tâche que vous repoussez régulièrement. Cette procrastination indique que vous devez si possible l’automatiser ou la déléguer. Exemple : je déteste payer mes factures. Un jour, j’ai pris le temps d’automatiser mes paiements et mon épargne.

3. Ensuite, vous vous retrouvez avec des tâches que vous ne pouvez ni mettre sur pause, ni déléguer ou automatiser. Ces tâches vous allez devoir les faire en y passant moins de temps… C’est ce que j’aborde dans la prochaine astuce.

Vous aurez des doutes dans la sélection des tâches. Parfois, vous ne saurez pas. Parfois, vous vous direz : “Ai-je raison de mettre cette tâche sur pause?” C’est NORMAL. Vous ne pouvez pas prédire l’avenir. Continuez au point suivant…

Astuce n°2 : fixez le temps

Imaginez la situation suivante : vous vous êtes engagés à terminer une tâche d’ici la fin de la journée. En commençant, vous vous dites : “Je vais tout donner !”. Mais avec les imprévus, votre perfectionnisme et la fatigue, vous n’êtes pas dans les temps. Plutôt que d’arrêter, vous continuez au point d’avoir les yeux qui sèchent et vous allez prendre du temps sur d’autres activités pour terminer. Vous restez plus longtemps au travail au lieu d’aller faire du sport, de voir vos amies ou votre conjoint. Ou alors, vous allez plus tard au lit. Aucun problème si cela reste exceptionnel. Par contre, si cette pratique devient la norme, les activités d’entretien ne sont plus alimentées et votre énergie chute. Une technique qui semble paradoxale consiste à fixer le temps pour réduire le temps passé sur une tâche. Pour les tâches importantes de votre quotidien, définissez un budget temps et terminez coûte que coûte la tâche en question dans le temps imparti.

Et là, vous vous dites : “Mais je risque de faire de la merde ! Que se passe-t-il si je fais faux ?”

C’est l’effet recherché. Connaissez-vous la surqualité ? Il s’agit d’une partie du résultat que votre client ne va pas payer. En fait, vous vous tuez à fignoler les détails pour… RIEN. La qualité se trouve dans l’œil de l’observateur. Pour savoir ce qui est important à réaliser dans votre travail, vous pouvez vous baser sur le bon sens, les conseils des gens, les livres et articles. C’est d’ailleurs ce que vous avez fait avec l’exercice de l’entonnoir. Mais fondamentalement, c’est votre bien-être et l’avis des personnes pour qui vous travaillez qui sont votre ultime indicateur.

Et ce sont les variations dans la qualité de votre travail qui vous permettront de savoir ce qui a de la valeur ou non.

Et ce sont les variations dans la qualité de votre travail qui vous permettront de savoir ce qui a de la valeur ou non.

Si j’ai écrit 2 fois le même passage, ce n’est pas une erreur.

Exercice:
Reprenez les tâches que vous ne pouvez pas mettre sur pause ni déléguer. Réalisez l’une de ces tâches en vous chronométrant. Puis, réduisez de 50% le temps à votre disposition pour accomplir ce travail. Voyez cela comme un jeu, une course contre la montre… Si vous envoyez un devis en 1 heure, donnez-vous 30 minutes. Vous m’avez bien lu. Cela ajoutera de la variation à vos résultats. Cette variation provoquera des réactions positives ou négatives. Ces réactions vous aideront à déterminer ce qui mérite d’être fait dans votre travail. Au début, commencez-là où c’est facile (évitez les tâches pour les clients importants ou votre boss).

Par exemple, j’ai réalisé 6 formations entre le 2 décembre 2018 et le 31 juillet 2019. J’en ai réalisé 4 entre le 9 septembre 2019 et le 6 octobre 2019. L’un des secrets ? Fixer le temps et virer ce qui n’apporte pas de valeur.

Astuce N°3 – pensez énergie plutôt que temps

J’ai longtemps eu des problèmes à expliquer aux gens que pour être productif il fallait prendre du temps pour faire du sport, dormir, faire du paintball ou jouer à un jeu vidéo… Jusqu’au jour où j’ai découvert la formule T + E + T = R.  J’y viens tout de suite. Avant cela, mettons-nous d’accord sur l’élément suivant : la productivité ce n’est pas UNIQUEMENT le temps passé sur une tâche. Ce n’est pas votre agitation derrière un ordinateur. Ce n’est pas le nombre d’aller-retours entre votre ordinateur et la photocopieuse. Ce n’est pas le nombre d’emails que vous envoyez. Les types les plus productifs que j’ai rencontrés n’ont pas l’air productifs. Ils sont structurés et réguliers. D’accord ? Parfait ! Alors finalement c’est quoi la productivité ? C’est un rapport entre la valeur d’un résultat et la valeur des ressources utilisées pour atteindre ce résultat.

Pour être productif, il faut 3 éléments : Temps + Énergie + Technique = Résultat 
> Si je n’ai que le temps et la technique = Je suis épuisé, je fais des erreurs
> Si je n’ai que le temps et l’énergie = je suis un agitateur, je fais du bruit pour rien
> Si je n’ai que la technique et l’énergie = rien ne se produit

L’élément de la technique ne sera pas abordé dans cet article, car c’est un aspect “métier” et je m’adresse à plusieurs lecteurs. Par contre l’énergie est quelque chose que l’on a en commun. À compétences égales, une personne qui passe 10 heures sur une tâche après une nuit blanche obtiendra moins de résultats qu’une personne qui passe 2 heures sur la même tâche en ayant dormi 8 heures. Comment faire pour avoir de l’énergie ? On s’impose des limites dans les domaines qui nous prennent de l’énergie ou qui nous en donnent. Si je me tue au travail au point de sérieusement considérer l’option de la défenestration, je suis un drogué du travail. Je dois m’imposer des limites maxima. Par exemple, 50 heures par semaine max car les études montrent qu’après 55 heures par semaine, il est inutile de travailler plus. Si j’ai tendance à engraisser parce que je passe ma journée devant l’ordinateur, je m’impose 3 séances de sport de 30 minutes par semaine. Si je fais trop d’erreurs au travail, je m’impose une sieste de 20 minutes par jour.

“MAIS JE N’AI PAS LE TEMPS !”

Si vous avez fait les exercices, du temps, vous en avez. Sinon contactez-moi. Le plus important à retenir : ce n’est pas uniquement le temps passé sur une tâche qui permet d’avoir un résultat, mais aussi l’énergie que vous avez durant ce moment. Investissez du temps sur des activités vous permettant de maintenir votre énergie : sport, alimentation, sommeil, temps avec les gens que vous aimez, activités fun… Et petit secret des gens productifs : investir du temps sur des tâches qui vous passionnent. La passion est un générateur d’énergie (jusqu’à la limite de 50 heures par semaine). Si votre job vous tue, ayez une passion en dehors de celui-ci (autre que vos enfants) pour tenir le coup.

Exercice:
Pour chaque domaine (sport, alimentation, sommeil, social, activités fun, passion), définissez un maxima et un minima. Puis bloquez ce temps dans votre agenda. Ce qui n’est pas dans l’agenda ne compte pas. Attendez-vous à certaines réactions de votre environnement (le système dans lequel vous évoluez). Dites-leur que c’est une expérience provisoire (un défi de 30 jours, par exemple).

Pour ma part :
> Sommeil : 8 heures par nuit
> Alarme à 21h pour me rappeler que l’heure du coucher est proche
> Sport : 3 séances par semaine minimum
> Alimentation : végétarien 3 fois par semaine minimum
> Social : 2 événements par semaine minimum
> Travail : déconnexion à 18h maximum

Faites l’exercice avant d’aller plus loin.

Astuce N°4 – Réfléchissez moins, agissez plus

Quel est le cocktail explosif pour perdre du temps ? Analyser et agir en même temps. C’est un peu comme appuyer sur la pédale de l’accélérateur en tirant le frein à main. Vous avez l’image ? Ceux qui travaillent sur internet le savent très bien. Ils sont en train d’écrire un article, puis ils vont regarder leurs indicateurs (combien de visiteurs sur mon site, combien d’inscrits, combien de ventes, combien de commentaires…). Si c’est négatif, on est de moins bonne humeur. On se met à douter. On a besoin de se remonter le moral en se prenant un café etc.

Donc il y a 2 pièges à éviter:
> Trop analyser : vous êtes dans un monde complexe. L’action vous permet d’obtenir du feedback et ce feedback de vous diriger et de prendre des décisions.
> Mélanger l’analyse et l’action

Comment ne pas tomber dans ces 2 pièges ? Grâce aux rôles.
Si vous êtes indépendants, par exemple, vous avez 3 rôles (en plus du rôle de parent, d’associé, de conjoint, d’ami…) :
>Le rôle du boss
> Le rôle du manager
>Le rôle de l’exécutant

Sur une semaine, le rôle du boss représente 10% de votre temps de travail. Il s’occupe des objectifs, des indicateurs, de la création de nouveaux contacts.

Sur une semaine, le rôle du manager représente 10% de votre temps de travail. Il s’occupe de l’amélioration de l’environnement de travail, contrôle des résultats, préservation de l’énergie et organisation des ressources. Il agit quotidiennement (en début de journée, en fin de journée et en cours de journée en cas d’imprévus).

Sur une semaine, le rôle de l’exécutant représente 80% de votre temps de travail. Il s’occupe de FAIRE le job. Les tâches varient en fonction de votre activité, mais vous voyez l’idée. C’est l’exécutant qui va travailler sur une tâche à la fois. C’est l’exécutant qui va être concentré et créatif.

Exemples :
> Le dimanche soir, je fais le point sur mes objectifs de la semaine, je liste 3 choses qui se sont bien passées et 3 choses qui ne se sont pas bien passées. Je définis les 3 objectifs pour la semaine à venir. C’est mon boss qui fait cela.

> Tous les jours de la semaine, je consulte l’organisation de ma journée, je fais les derniers réglages, je m’assure que l’exécutant soit en forme. Le mercredi, j’améliore mes check-lists. En fin de journée, je définis les 3 tâches prioritaires pour le lendemain. Je déconnecte. C’est mon manager qui s’occupe de cela.

> Tous les jours de la semaine, j’exécute le travail en suivant le programme du manager. Quand j’exécute, je ne regarde pas mes ventes, ni mes indicateurs. Regarder mes ventes ne me fera pas obtenir plus de ventes. Regarder mon référencement ne me permettra pas d’être mieux référencé. C’est mon exécutant qui fait cela.

Exercice :
Définissez les tâches récurrentes pour le boss et le manager. Définissez des moments dans la semaine pour les réaliser. Et souvenez-vous : réfléchissez moins, agissez plus. 20% d’analyse et 80% d’action.

Astuce N°5 – dites non sans culpabiliser

Chaque oui équivaut à un non. Cette phrase est si importante que j’hésite à me la faire tatouer. Votre temps est limité, chaque fois que vous dites oui à quelque chose, une autre chose passe à la trappe. Cela peut-être du temps libre, votre sommeil, un moment passé avec votre conjoint, peu importe. Prenez-en conscience avant de dire oui. Maintenant, beaucoup de personnes comprennent qu’il faut oser dire non plus souvent, mais vont chercher des manières de dire non. Pour moi, le vrai problème réside dans la situation de dépendance. Par exemple, si vous êtes à un très bon poste (avec un bon salaire), mais que votre profil n’est pas recherché sur le marché… Vous êtes dans une situation de dépendance vis-à-vis de votre patron. Une personne dépendante est une personne qui n’arrive pas facilement à dire non. Comment savoir si vous êtes indépendants ? Si vous arrivez à dire ce que vous pensez.

Comment briser les relations de dépendance ? Travaillez sur une compétence annexe. Sur un plan B. Par exemple, 90% de mon énergie est investie sur l’Organisologie et 10% sur l’instruction de kettlebell. J’ai quelques clients qui veulent devenir plus forts et perdre de la graisse et ils font appel à moi. Ce n’est pas beaucoup, mais cela me permet de voir s’il y a de la demande et de travailler mes canaux d’acquisition. Si internet tombe, je pense qu’en 30 jours j’arrive à retrouver un salaire convenable. Peu importe que ce soit vrai ou non, le but de la démarche est de me rassurer. De toute façon, je ne peux pas prédire le futur. De plus, cette compétence annexe (faire du sport) me permet d’avoir de l’énergie pour mon projet principal. Ensuite, il y a l’état d’esprit : dire non nécessite du courage. Et pour avoir du courage, il faut accepter de troquer de la popularité sur le court terme pour du respect sur le long terme. Réfléchissez bien à cela. La plupart des gens ont peur de dire non et n’arrivent pas à dire non. Ils vous respecteront pour ça.

Une fois que vous avez des options, dire non sera moins compliqué. Il existe une multitude de variantes pour amener un non… Formule très simple : “Merci d’avoir pensé à moi” + “non” + “parce que” + justification. Parfois, il est intéressant face à un responsable ou un client de laisser le choix : “Je veux bien faire cette nouvelle tâche, mais que souhaitez-vous que je mette sur pause pour avoir les ressources pour faire cette nouvelle tâche ?”. La personne reste en position haute et comprend que vous avez des limites.

Bonus : libérez votre cerveau

Petit bonus pour vous féliciter d’être arrivés ici. Je n’ai pas les chiffres officiels, mais je ne serai pas étonné que pas mal de gens se soient dit (en voyant la longueur de l’article) “Je n’ai pas le temps”. Bref… Abordons un mal invisible : l’information. Il est facile de se sentir débordés quand notre cerveau doit retenir beaucoup d’informations. Il est facile de se sentir stressés en lisant la presse qui cherche à avoir votre attention en parlant de faits sensationnels et sanglants. La presse est tout sauf optimiste. (Je ne lis plus la presse depuis des années au passage). Ceci dit, David Allen, auteur de la méthode Getting Thing Done explique qu’un cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour retenir ces idées. Et plus vous cherchez à retenir de l’information dans votre cerveau et moins vous avez d’énergie pour d’autres activités. C’est comme si je vous disais : “Retenez le chiffre suivant jusqu’à la fin de l’article: 24314,4423423”. Ce sera très difficile d’avoir une lecture fluide.

Solution pour éviter cette surcharge mentale qui vous embrouille l’esprit ? Ayez toujours un support à portée de main pour inscrire vos idées. La nuit passée, je me suis réveillé avec un cerveau en mode générateur d’idées. Cela lui arrive… Plutôt que de me forcer à retrouver le sommeil, je vais prendre mon dictaphone et décharger les idées dans un autre support. Généralement, je me rendors facilement. Mais cela arrive également en pleine journée. En travaillant, votre exécutant aura des idées. Le problème c’est que si vous ne les stockez pas, il les oubliera (vous vous souviendrez juste d’avoir eu une bonne idée.. c’est frustrant). Si vous suivez ces idées, vous ferez du multitâche. Rien de bon pour ne plus être débordés. Donc, j’ai longtemps utilisé un calepin moleskine A6 avec un stylo dans lequel je notais toutes mes idées et pensées récurrentes. Désormais, j’utilise Workflowy avec des listes pour vider mon cerveau au fil des heures. Cela me permet d’éviter l’infobésité.

Avant de vous laisser faire votre sieste….

Le manque de temps est une conséquence à certains comportements. Si vous n’arrivez pas à faire une sieste par jour, vous avez des progrès à faire. Si vous vous dites “Je n’ai pas le temps”, alors corrigez-vous en disant “Je ne prends pas le temps pour” ou “J’ai d’autres priorités en ce moment”.

> Utilisez l’entonnoir de l’Organisologue pour filtrer vos tâches quotidiennes…
> Fixez le temps pour savoir ce qui a de la valeur dans votre exécution…
> Définissez des limites maximum et minimum pour avoir plus d’énergie…
> Réfléchissez moins et agissez plus. Et surtout, ne mélangez pas les 2…
> Chaque fois que vous dites oui, vous dites non à quelque chose (car le temps est limité).

Et désormais, vous devrez apprendre à ne pas culpabiliser quand vous aurez terminé votre journée de travail à 15h. Mais ceci est un autre problème 😉

Pour aller plus loin

2h Chrono pour mieux m’organiser de Julien Gueniat

Pour conclure

Pas si simple de gérer son temps au quotidien. Je rencontre énormément de femmes débordées ou de mamans épuisées proches du surmenage. C’est moi ou beaucoup d’entre nous se mettent une pression pas possible ? Et combien oublie aussi de recharger régulièrement les batteries ? OK, je plaide coupable. Je serais mal placée pour vous faire la morale à ce sujet. Cela dit, après avoir vu plusieurs de mes amies faire un burn out avant 40 ans, j’ai décidé de faire plus attention et de ralentir la cadence. J’espère que les conseils de Julien Gueniat vous seront aussi utiles qu’à moi. Et évidemment, n’oubliez pas de passer à l’action ! Allez, à vos stylos… Hop hop hop, vous avez des exercices à faire. Bon et si vous avez d’autres astuces pour vous sentir moins débordés, surtout n’hésitez pas à les partager dans les commentaires. Mais ne parlez pas de la technique de la To-do list sinon Julien risque de se fâcher tout rouge 😉

Crédit photo : Freepik.

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Julien Gueniat

Fondateur de l’Organisologie.com, Julien aide les entrepreneurs à créer des systèmes d’organisation auto-gratifiants pour être plus productifs et sereins dans un monde chaotique.

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